Prise de rendez-vous automatique : votre agenda se remplit sans vous

Prendre un rendez-vous ne devrait pas exiger trois échanges de messages vocaux. L'agent Voxaline consulte vos disponibilités en direct, propose un créneau à l'appelant et confirme la réservation pendant la conversation. Le rendez-vous apparaît dans votre agenda avant même que l'appel soit terminé.

Prise de rendez-vous automatique : connectée à votre agenda réel

L'agent se synchronise avec Google Calendar, Outlook ou votre outil métier (Doctolib, Calendly, planning interne via API). Il lit vos créneaux libres en temps réel : pas de double réservation, pas de créneau proposé pendant vos congés. Vous définissez les règles une seule fois : durée par type de rendez-vous, délai minimal avant réservation, plages réservées aux urgences, temps de trajet entre deux interventions pour les métiers en déplacement.

Pendant l'appel, l'agent :

• Identifie le type de rendez-vous demandé : consultation, devis, dépannage, suivi.
• Propose deux ou trois créneaux compatibles avec vos règles.
• Recueille les informations nécessaires : nom, téléphone, adresse si intervention à domicile.
• Envoie une confirmation par SMS ou par email, avec un rappel avant l'échéance.

Moins de rendez-vous oubliés, un planning qui se tient seul

Le rappel automatique de la veille réduit nettement les rendez-vous manqués : l'appelant peut confirmer, déplacer ou annuler en répondant, et le créneau libéré redevient immédiatement réservable. Pour un cabinet dentaire, cela signifie un planning tenu à jour sans qu'une assistante passe ses matinées au téléphone. Pour un artisan, les demandes de devis se posent directement sur les demi-journées prévues pour les visites, jamais au milieu d'un chantier.

Vous gardez un droit de regard complet : chaque rendez-vous pris par l'agent est visible dans votre espace avec le motif enregistré et les coordonnées de l'appelant. Si une demande sort du cadre (chantier complexe, litige en cours, demande floue), l'agent ne force pas la réservation : il prend les coordonnées et vous transmet le dossier pour que vous rappeliez avec les bonnes informations. Vous pouvez aussi bloquer des plages à la volée depuis votre agenda habituel : l'agent les respecte dès la synchronisation suivante, sans réglage supplémentaire de votre part.